我把十几年里攒下的文档、扫描件、笔记和照片，按自己能记住的方式重新排了一遍。名字里说得很直白：这里讲的不是工具评测，也不是效率口号，而是一个人怎么把文件用起来、找得到、留得住。
刚开始用电脑的时候，文件是随手存的：桌面一堆，下载文件夹更乱，文件名里混着日期、括号、好几个版本号。等到真正需要某份材料时，才发现自己只记得「大概是什么时候存的」，别的都靠运气。
后来我给自己定了一个很朴素的目标：三年后打开任何一个文件夹，还能一眼看懂它是什么。围绕这个目标做的事，就是这些年慢慢攒下来的这套习惯——命名、分层、留痕、定期清理。它谈不上精巧，但确实让我少了很多翻箱倒柜的时间。
把这些写下来，一半是为了提醒自己，一半是因为常有朋友问起。内容都是自用的，具体做法按自己的节奏取用就好。
分类不追求学术上的严谨，只追求「我第一反应会去哪儿找」。所以最后定下来的是六类，每类一个顶级目录，目录名用两位数字开头，排序稳定，不随系统语言变化。
各类扫描件、合同、票据。全部按「类型-年月-用途」命名，原件与扫描件分开存放，重要项单独再存一份离线副本。
按项目建目录，项目内固定四个子目录：往来、草稿、定稿、附件。项目结束后整体冻结，不再改动。
读书笔记、摘录、听过的课程。一篇文件只写一个主题，标题就是结论，方便日后靠文件名直接检索。
以拍摄月份为目录，原始文件不动，另导出一份压缩副本用于日常翻阅，避免误删原图。
能进版本库的都进版本库，剩下的配置片段按用途分文件，每条前面写一句「它解决什么问题」。
唯一允许乱的地方。每月清一次，能归位的归位，归不了位的直接删掉，不给自己留犹豫的余地。
习惯不是一次定好的，中间推翻过好几次。下面这几件事留下的印象最深。
以前习惯把日期写在中间，排序全靠手动。改成 2024-03-17-项目名-版本 之后，目录按时间自然排好，翻找速度立刻不一样了。
重要文档在文件属性或同目录的说明里写一行：它是什么、谁给的、什么时候还要用。半年后打开，这一行往往比文件本身更救命。
不再依赖想起来才做，而是固定时间、固定去向。三个位置各存一份，其中一份离线放好，心里踏实很多。
每周挑一个目录翻一遍，只看不改。翻的过程里会自动发现哪些文件其实早就可以删了，哪些一直没动过却还留着。
下面这几条看着琐碎，但都是被反复踩坑之后才写下来的。它们的作用只有一个：让整理这件事不需要每次都重新思考。
不把几件事塞进同一个文件。合并起来看着整洁，日后要用其中一部分时反而难拆。
只有确实需要留痕的文档才带版本，其余直接覆盖。版本一多，就没人记得哪个是哪个。
扫描件、照片、收到的附件都保留原样，改动只发生在副本上。原件是最后的底牌。
留着的理由如果只是「万一有用」，那基本可以删。真正需要的文件，会有明确的用处说出口。
关于文件的命名、归档、长期保存这些话题，我都挺愿意聊。如果是想交流具体做法，把大概的目录结构或者一两个文件名的例子说清楚，往往比泛泛地问更容易聊到点子上。